Эффективная работа со списками и жизнью. Успевать все самое важное

В последнее время у меня было довольно много осознаний по поводу работы со списками — планами, делами. Систематизировала и насчитала самых крупных 7 штук.

В сентябре я проходила живую «Самодисциплину 3 — Зачистка хвостов» Андрея Парабеллума и отличный марафон «Убей Завтрамена» Андрея Степанова.

Очень люблю живые тренинги — это самые мощные мотивирующие моменты, что-то меняющие в жизни.

Это как ходить в тренажерный с тренером или одному.

Свою «Мастерскую осознанной жизни» я сделала по самым лучшим принципам, которые я встретила в других тренингах и сообществах. Концентрированная, легкая, четко структурированная, хорошо применяемая в жизни теория в двух форматах (аудио или текст), поддержка, теплота, общение только на конструктивные темы.

Когда проходишь курсы в записи сам с собой — делаешь максимум треть от того, что можно было бы сделать. А в 95% случаев скачиваешь и складываешь все на полочку до лучших времен.

С тренером, дедлайном, в эффективной среде — среди других таких же людей, чьи успехи ты наблюдаешь и тянешься за ними, — это совсем другой коленкор. Делаешь то, чего не делал и не сделал бы сам.

Так получилось, что два похожих тренинга проходили у меня одновременно и были направлены на то, чтобы активизироваться, получить дополнительную мотивацию, понять, как можно быть более эффективным и продуктивным в тот же самый отрезок времени, как уменьшить ежедневный стресс, наработать новые полезные навыки, подчистить висящие дела и начать успевать то, чему действительно хочется посвящать больше времени . Прекрасно, кстати, дополнили друг друга.

В Самодисциплине все в принципе было мне понятно по теории, я уже ранее проходила другие Самодисциплины, читала и слушала Андрея Парабеллума. Но так сильно действовала сама атмосфера и личный мега-продуктивный пример Андрея, что я повыполняла десяток дел, к которому годами не могла прикоснуться. И это без ущерба для других дел по моему обычному плану. Просто уменьшились ступоры, появилось настроение «план сам себя не сделает — просто идем, делаем план».

А вот в «Убей Завтрамена» Андрей Степанов уже сейчас открыл для меня много нового, интересного. О чем я до этого не задумывалась. А марафон пока еще продолжается.

 
Содержание:

1. Список дел — не чтобы делать, а чтобы разгрузить голову. Как с ним эффективно работать

2. Дела, по которым не приняты решения или не выделен ресурс. Очень важный момент

3. Положительное подкрепление, хвалить себя. Планировать только 1-2 главные дела дня

4. Система Парабеллума с буферными, фокусными блоками и блоками отдыха работает исключительно хорошо

5. Сколько времени у нас действительно есть в день на работу

6. Категорически обязательный отдых

7. Разнообразие и индивидуальность людей, периодов и ситуаций

 

Осознание № 1:

список дел нужен НЕ затем, чтобы его выполнять.

А затем, чтобы РАЗГРУЗИТЬ голову.

 
Ведь действительно, давно доказано, что наш мозг не может держать в памяти более, чем 7 +-2 дела.

Поэтому, постоянно возвращаясь даже к мелким делам (помыть обувь, купить пакеты для мусора), незаконченным энергетическим хвостам и гештальтам в отношениях, проектам, по которым не приняты решения, и просто десяткам обычных текущих дел, мы устраиваем сами себе безумный перегруз и не в состоянии эффективно действовать.

Сами привязываем к себе гири, часть из которых можно было бы сразу убирать, часть — сложить в одну кучу, пусть полежат.

Я лет 10 уже веду дневники, занимаюсь фрирайтингом именно с целью в первую очередь выгрузить из себя все лишнее. Но про список дел я до этого так не думала.

Тут я в течение недели выписала более 400 дел. Некоторые из них были еще сгруппированы в одно дело типа «привести в порядок мой SEO-блог», а уже в отдельном файле — список работ по блогу.

Представьте, что ежедневно постоянно (иногда прорываясь и в сон) мой мозг пинговал, помню ли я про то или иное дело из этих нескольких сотен.

Одна из моих новых любимых фраз:

«Не надо головой помнить. Головой надо думать»

То есть вместо того, чтобы делать эти дела, бесценные ресурсы моего мозга тратились на то, чтобы напоминать мне не забыть (!) про то, чтобы сделать дело.

 

 
Тут я внезапно вспомнила, как года 3 назад установила у себя отличную, очень приятную на вид, очень продуманную внутри программу-органайзер MLO.

Прошла по ней курс, изучила в деталях, потратила кучу времени на грамотное перенесение туда всех своих дел и проектов.

И больше ни разу не открывала и боюсь открыть.

А все потому, что там дела все сразу на виду, и эта программа стала ассоциироваться у меня со стрессом. Сотни прописанных дел с дедлайнами ждут от меня участия. Я как будто срочно должна что-то сделать со всеми ОДНОВРЕМЕННО. В том числе принять кучу каких-то решений, которые не могут быть приняты в моем текущем состоянии, например, уставшем, или в условиях нехватки ресурсов.

 
Поняла, почему интуитивно сама перешла сейчас на такую схему работы со списками:

У меня есть достаточно подробные планы на 2-3 месяца вперед. Если появляется какая-то новая идея, на которую я готова выделить ресурс в том или ином месяце, я ее туда записываю и четко знаю, что не потеряю и наверняка выполню.

Есть простая табличка по дням на 1-2 недели — когда какие аудиты закончить, рассылки выпустить, статью написать, тренировки и прочее. Все, что имеет календарную привязку.

Есть Монстросписок дел — выгружены абсолютно все дела, к которым моя память время от времени возвращается. Любые хочу или надо, любые даже мелкие дела. Про него я еще напишу ниже. Я его структурировала по сферам жизни и подпроектам. Регулярно его пересматриваю, пополняю и чищу.

И есть действительно короткий список дел на текущий день, который я составляю с вечера.

Все это я храню в своем любимом менеджере персональной информации — сейчас это программа EssentialPIM.

 

 

Осознание № 2

В наших списках есть много дел, по которым не приняты решения или не выделен ресурс.

 
После того, как в «Убей Завтрамена» мы несколько дней выписывали дела в список, мы выделяли их цветом по такому принципу:

— 1-я группа: дела, по которым не принято решение и по которым очень важно принять решение, но в данный момент вы этого не можете сделать (недостаточно ресурсов, информации и т.д. Причина не важна). Это очень энергоотсасывающие дела. Мы крутимся вокруг них с ощущением, что вроде надо их сделать. А решение — делать или нет или как делать — еще не принято. Потому снова и снова откладываем, вместо того, чтобы, когда мы будем в хорошем энергетическом состоянии, сесть и принять решение. Или понять, что решение пока приниматься не будет и отложить дело.

— 2-я группа: дела, где решение принято, но нет/не хватает ресурсов. (денег, времени, человека). Вот ты точно знаешь, что еще полгода не выделишь время на это дело, а оно болтается в твоей голове и занимает место и забирает энергию.

— 3-ья группа: дела, по которым вы можете принять решение и есть доступные ресурсы, чтобы справиться с этой задачей. 

И вот СУТЬ В ТОМ, чтобы в план дел на завтра ставить только задачи, по которым приняты решения и есть ресурс. Либо еще можно в свой самый продуктивный и осознанный, энергетически сильный период дня принимать решения по делам, по которым они не были до сих пор приняты.

Дела, по которым решение сейчас принять не можем и ресурс выделить тоже не можем, — выделяем малоприметным цветом, задвигаем пока на задний план! Они нам не мешаются.

Работаем только над теми проектами, где возможно простое их выполнение.

А не мучаемся по поводу всех задач подряд — за которую из них хвататься.

Этот момент сразу существенно уменьшает и прокрастинацию.

 
Когда ты выгружаешь список дел, первое ощущение — Уфф, теперь я ничего не забуду, можно просто работать.

Кто-то в тренинге жаловался, что, наоборот, появилось больше тревожности, что дел оказалось так много.

Но (!) если список находится НЕ в твоем основном поле видимости, если он выгружен и отложен, а в твоем списке ближайших действий — только те, по которым есть решение и есть ресурс, то все становится значительно проще.

 
Потом можно еще поработать цветом:

Зеленым (или любым другим приятным цветом) мы помечали, какие я действительно ХОЧУ сделать, а не надо. Тут у меня было некоторое удивление — я думала, что в моей жизни гораздо больше дел ХОЧУ, чем оказалось. Есть, что менять.

Серым — дела, которые, может, и не надо делать вообще.

Выделить красным очень важные дела, которые если вы не сделаете – будет катастрофа.

А также стоит пройтись по списку и удалить те, которые можно не делать.

 
Когда я выделила серым дела, которые можно и не делать и ничего не случится вообще, темно-коричневым — дела, по которым не приняты решения, и темно-синим — дела, по которым сейчас нет ресурса (времени, денег, сил, мотивации, людей) и сдвинула их вниз — то в основном списке осталось существенно меньше дел, над которыми и надо работать.

Среди них еще красные — которые стоит сделать первыми.

Остальные отдыхают, отстаиваются.

 

Осознание № 3

Положительное подкрепление, хвалить себя.

И планировать ТОЛЬКО 1-2 ГЛАВНЫЕ ДЕЛА ДНЯ — «Подвиги Дня», после которых, если ты их выполнил — ты уже герой.

Остальные — бонусом! Выполнил? Ура, ты еще больший молодец.

 
Итак, я выгрузила 400 дел из головы, структурировала их, пометила цветами разные дела.

Конечно, есть большой соблазн понапланировать ежедневно по 10-20 задач и пытаться выполнить их все. Плюс текучка, спорт и разные ежедневные рутины, внедрения новых привычек.

Вечером расстроиться, что выполнено мало. Поругать себя. Переложить невыполненное на завтра — растим монстра Завтрамена.

А «на завтра» и так уже был запланирован свой большой список дел. Ком растет, неудовлетворение и самобичевание множится. Внутренний судья не может успокоиться и перед сном. Не выспались.

Что мы получаем в итоге? Отрицательное подкрепление нашей активности, отсутствие энергии и времени для осознанных изменений, для тех дел, которые действительно хочется делать. Упадок сил, апатия.

«Я плохой, я не смог, все могут, а я не могу, я какой-то не такой, все зря, все впустую, если я опущу руки и вообще ничего не буду делать, ничего не изменится. Все, пойду полежу или поем чего-нибудь вкусненького, утешу себя.»

Где уж тут претворять в жизнь какие-то действительно крупные изменения.

 
И совершенно другая ситуация:

Когда мы планируем всего 1-2 дела дня, которые, если будут выполнены, то ВСЕ — «день был успешен», то мы избавляем себя от внутреннего стресса. Нет хаоса, сплошная четкость и порядок. Дело было — дело сделано. И, главное — ежедневно положительно подкрепляем само наше движение, усилия по поворачиванию колеса жизни в нужную сторону.

 
Про положительное и отрицательное подкрепление много говорит Марина Комиссарова (Эволюция).

«Положительное подкрепление каждого небольшого движения к цели.
Если у вас есть какая-то полезная цель, но совершенно нет на нее энергии, то есть делать вам это не хочется, вам может помочь установка, что любое движение в ту сторону делает вас сильней.

Не ругайте себя за медленное движение, иначе получится отрицательное подкрепление. Но хвалите себя за любой шаг в ту сторону.

Это выглядит известным, но на практике почти никто не умеет этим пользоваться.

Кажется, что это лицемерно и бессмысленно: говорить «какой я молодец», когда ощущения гордости и удовольствия нет. Гордость и удовольствие придут позже, но если не хвалить каждый шаг, не получится положительного подкрепления, а получится отрицательное.»

Это из статьи «Работа над установками».

Или вот, в статье «Полезные привычки» она подробно пишет о внедрении полезных и победе над вредными привычками:

«Чтобы отучить себя от любой вредной привычки, необходимо создать отрицательное подкрепление или хотя бы прекратить положительное подкрепление.»

 
Зная все это, мой список дел на сегодня сейчас представляет собой всего несколько дел плюс несколько дополнительных, бонусных дел — после длинного пропуска, в следующем экране, который я сразу не вижу, только после перемотки.

На данный момент я снова отказалась от программ со списками дел, типа Todoist и все веду в простом файле в виде короткого списка. Так — меньше стресса и больше удовлетворенности.

Еще я в последнее время в течение дня я веду список перечеркнутых выполненных дел, чтобы положительное подкрепление появлялось само даже без усилий. Просто от вида этого списка. Все, день прошел не зря, было многое сделано, ругать себя особо не за что, хвалить — много за что. То есть визуально я показываю себе, что я молодец. «Подвиги дня» выделяю красным, жирным.

 

 

Осознание № 4

Система Андрея Парабеллума с буферными, фокусными блоками и блоками отдыха работает исключительно хорошо.

 

После Самодисциплины я снова вернулась к планированию фокусных, буферных и блоков отдыха на неделю вперед. Хотя уже и после какой-то старой СД я давно внедрила эту систему в работу и она сразу прижилась, потому что отлично себя показывает. Она очень удобная. Но когда планируешь блоки на неделю-две вперед — это еще эффективнее.

 
Вот кратко про его систему:

 
Суть такая — на неделе надо выделить и запланировать несколько блоков отдыха, а также фокусные (когда мы делаем какие-то крупные, стратегические дела) и буферные блоки — срочные дела, текучка.

Каждый блок — несколько часов.

Очень желательно не убирать и не сдвигать блоки отдыха, иметь 2-3 каждую неделю, лучше один сдвоенный и один одиночный в середине недели.

И каждый фокусный или серию фокусных обрамлять буферными. Тогда мы точно спокойно сможем погрузиться в какие-то важные дела без отвлечений.

Весь фокус именно в том, что время осознанно планируется. Выделяется. Дела выполняются, а не скапливаются в списках.

Нет хаоса, нет метания. Ну, или, по крайней мере, их меньше.

Подробно, в деле, с моими фишками и апгрейдом этой теории мы проходим все в моей «Мастерскую осознанной жизни».

 

Осознание №5

У нас гораздо меньше времени, чем нам кажется

 

Еще на марафоне «Убей завтрамена» мы высчитывали, сколько часов есть в неделе, и сколько реально остается на ту или иную деятельность.

Осознавали, что у нас в течение дня НА САМОМ ДЕЛЕ есть всего лишь 1-3 блока с каким-то более-менее крупным отрезком, когда мы не прерываемся – 40-50 минут, например. И то, если натренированы.

Нет никаких мифических 8-12 часов на работу. Не существует.

Хорошо, если мы продуктивно работаем 2-4 часа в день — это уже отлично.

Хорошо бы смотреть правде в глаза и планировать свой день относительно этих данных. И расставлять приоритеты в делах, в жизни. Тогда не будет горы перекладываемых ежедневно дел, которые хотелось бы успеть сделать.

 

Осознание № 6

Обязательный отдых

 
Отдыху, или «заземлению» много внимания уделялось и на «Самодисциплине», и на «Убей Завтрамена». У Парабеллума это минимум 2-3 блока отдыха в неделю, желательно не по одному, а хотя бы один сдвоенный.

Я пришла к пониманию важности отдыха не так давно. Через очень много лет работы без выходных и отпусков, я поняла, что организм не обманешь. И теперь стараюсь встраивать полный 1 выходной день в неделю без компьютера.

На силе воли невозможно эффективно работать долго — она заканчивается быстрее, чем нам хотелось бы. А откат дорогого стоит. То же касается и недосыпания. Это полная иллюзия, что можно сэкономить несколько часов. По крайней мере нельзя это делать на регулярной основе. Недоспишь 1 час — «протупишь» 3 часа и даже не заметишь.

 

Осознание № 7

Разнообразие и индивидуальность.

Все мы — очень разные. Разные по сути, на разных этапах жизненного развития, потребностей, осознанности, опыта. Разные по степени ответственности за свои действия.

А также постоянно чередуем состояния, жизненные периоды, идем по спирали.

 
Один и тот же инструмент или решение не подойдут разным людям.

Одному и тому же человеку стоит регулярно что-то менять.

Чтобы эффективно получалось двигаться вперед, важно, чтобы «глаз не замыливался». Если какой-то инструмент больше не работает, оказывается отложенным в сторону или больше не мотивирует, стоит искать и тестировать новые.

Раньше, например, я работала с игровым RPG органайзером Хабитика.

Потом забросила ее, но это нормально. Инструменты «замыливаются».

Пробовала и много других программ, систем, способов. Сейчас у меня своя подборка из самых эффективных для меня инструментов, из самых разных технологий тайм-менеджмента и самоорганизации. Все их даю в своей «Мастерской осознанной жизни».

Постоянно менять и чередовать инструменты — правильно и полезно. Танцуйте с бубном вокруг своих целей, так, как хорошо танцуется именно вам.

Лишь бы был результат.

В Мастерской как раз все этим и занимаются — прощупывают свои желания и цели, ищут оптимальные для себя способы и инструменты мотивации, строят свою «идеальную жизнь», чтобы иметь все, что хочется и успевать все это.