Рекомендую

В чем хранить записи, структурировать информацию — моя любимая программа. Менеджер персональной информации

В дополнение к постам «Как успевать больше», «Как внедрять в жизнь крупные изменения» и «Моя система планирования» я решила сделать еще одну статью, где подробнее раскрываю инструмент, без которого я не могу представить свой день. Который позволяет мне и успевать больше, и планировать в нем большее. 10 лет я работаю с ним, и желания сменить не возникало.

У меня десятки, а иногда и сотня контактов в день с людьми. Я выдаю массу информации, к которой я должна иметь быстрый доступ. В голову постоянно приходят какие-то идеи или появляются дела, которые нужно сделать. И так далее.

Насколько хаотично проходил бы мой день, если бы у меня не было единого места, где я могу записывать:

— список что сделать сегодня
— полный список всех-всех дел, которые приходят мне в голову (разгружала мозг)
— отдельно список мелких дел, текучки для буферных дней
— фрирайтинг, любые мысли чтобы разгрузить мозг, какие-то проработки и упражнения
— всевозможные дневники и отчеты — мои личные, Стодневки и разные другие
— большие цели и все что приходит мне в голову из разряда «а хорошо бы»
— крупные цели и все, что их касается
— любые списки типа сделать, купить
— какая-то полезная информация которую надо держать в быстром доступе, в одном месте, где легко найти — каких посылок жду и их коды отслеживания, мои кошельки и платежные данные, кто в подопечных по благотворительности, списки по вьетнаму — людей, магазинов или клиник, которые могут быть полезны,
— веду список финансов — сколько приходит ежедневно, ежемесячно и куда мне сколько нужно в ближайшее время
— списки что сделать по отдельным проектам, куда я могу все записывать, чтобы не забыть
— полезные ссылки — на мои главные статьи, мои бесплатные курсы, реферальные ссылки и так далее
— группы, которые хочу послушать и фильмы посмотреть, книги почитать
— что я хочу скачать-докачать — список ссылок по темам
— что мне понадобится в поездке в следующую страну
— список ресурсов по спорту, запись пищевого дневника или программы тренировок
— какие-то данные, к которым могу захотеть вернуться позже — про ноотропы или анскулинг или хорошие советы, чем лечить ребенка в том или ином случае и т.д.
— мои тренинги, которые сейчас прохожу — информация, ссылки в кабинет, задания, выполненные мной задания
— короткие посты в мои соцсети, которые часто использую или надо будет использовать часто в ближайшее время и надо не забыть
— идеи для постов в мой SEO-блог

и всякую другую информацию, которая может мне понадобиться в любой момент. Про которую я должна знать, где ее искать. Ну и вообще, иметь очень удобный инструмент, где можно записать что угодно.

Эта же программа может быть очень удобной для ведения SEO-проектов, сохранения информации по изменениям и всевозможных идеях, что сделать с сайтом, ссылок на полезные материалы и так далее.

О том, как я работаю сейчас со списками, как структурирую информацию, делю свои дела и другие интересные организационные лайфхаки я подробно описала в статье «Эффективная работа со списками и жизнью. Успевать все самое важное».

Другая подробная моя статья на эту тему — «Моя система планирования».

 
Существуют самые разные органайзеры, так называемые «менеджеры персональной информации».

Много лет назад я пересмотрела все, какие смогла найти.

Evernote тоже смотрела, и давала ему несколько шансов, в том числе совсем недавно. Но он мне совсем не приглянулся ни интерфейсом, ни отсутствием древовидной структуры — от этого у меня в записях в Evernote довольно быстро начался полный бардак.

Нет, Еверноута есть древовидная структура, в тегах. Но это две совершенно разные вещи.

У Evernote кроме того, что мне не нравится интерфейс, отсутствие возможности визуально выделить заголовки (а у EssentialPIM этих возможностей много — жирным, цветом, иконка), но еще и невозможно расположить пункты подуровней так, как тебе хочется. Там идет сортировка или по алфавиту, или по количеству заметок внутри тега.

У EssentailPIM это любая удобная именно вам группировка файлов. Это отдельно файл с планами и внутри древовидно сколько угодно уровней, как угодно выделены, перенесены повыше пониже планы на год, на 100 дней, на неделю, 100 мечт, на день, по проектам. Плюс еще все это скученно, а не разреженно, как в Evernote, удобнее визуально сгруппированно.

 
В итоге я остановилась на двух примерно равнозначных программах — EssentialPIM и AllMyNotes Organizer.

PIM — это по-английски Personal Information Manager. Отсюда эта аббревиатура в названии программы, по-русски тоже иногда их называют ПИМ.

 

Что мне было нужно от органайзера:

— не ограниченная по уровням вложенности древовидная структура
— возможность делать разные цвета, жирность у названий категорий и файлов в дереве, иконки и приоритетность рядом с ними — т.е. чтобы самые частые разделы я могла выделять и находила визуально моментально.
— поиск по всем заметкам или только выбранным
— возможность внутри заметок все выделять как в MS Word, легко вставлять изображения и так далее.

 
Оба всем этим требовниям удовлетворяют. Обе программы имеют в том числе и русский интерфейс.

 
У меня есть несколько файлов — отдельно самый главный мой файл, открытый весь день, он же еще и под паролем. И отдельно несколько других, которые я открываю гораздо реже.

Отдельно — файлы по языкам (испанский, индонейзийский). Отдельно — по конспектам Эволюции, Палиенко и пр. кто мне особенно интересен. Отдельно — по некоторым тренингам с особо глубокой проработкой (хотя чаще всего эта информация идет в основном файле). И отдельным файлом там же хранится система некоторых коспектов, лучших идей, заметок, цитат, кусков статей и пр. по SEO, интернет-маркетингу (пока ищу более совершенную систему знаний).

 
Какие нюансы:

EssentialPIM более навороченный и симпатичный. У меня PRO версия (покупается один раз), но вроде и бесплатной достаточно. Но он чуть тяжелее — если внутрь заметок вставлять много картинок и делать большое дерево, то он начнет тяжело ворочаться на компьютере, подвисать иногда. Язык на сайте сразу есть русский, не помню, как он устанавливается, кажется, сразу выбор при установке.

AllMyNotes Organizer полегче, но чуть попроще интерфейсом. Одно время я с удовольствием работала в нем, но потом пару раз он сглючил и исчезли мои последние сохраненные данные (возможно, потому что файлы сильно разрослись) — тогда я перешла обратно на EssentialPIM и просто стараюсь просто изредка убирать из основного файла старые и ненужные данные, облегчать его. Да и самой приятно, когда происходит чистка от лишнего.
Не помню, как устанавливается русский язык, но в навигационном меню программы есть раздел «Инструменты» — там «Настройки» — там в окошке — «Язык» (ну т.е. возможно, при первичной установке все это по английски и надо сменить на русский, не помню).

В общем, я сейчас остановилась на EssentialPIM и всем его очень рекомендую.

 
Не представляю, где и как еще можно хранить так же удобно все эти данные.

Интерфейс у обеих программ очень простой и интуитивный. Вот это только одна из моих раскрытых рабочих подкатегорий в EssentialPIM. Тут видно, что я могу делать разные цвета у заголовков заметок в дереве, разную жирность, разные иконки рядом, любой уровень вложенности.

Каждый уровень в дереве сам по себе тоже является заметкой, а не просто папкой.

интерфейс EssentialPIM

 
Если у вас есть какие-то интересные мысли или наработки на эту тему, или вопросы — пишите!

 
Пара других инструментов или лайфхаков, без которых я тоже не представляю свой день в плане удобства работы за компьютером:

«Запинить все»

Программа для скриншотов

Программа для блокировки сайтов и соцсетей

 

Получайте анонсы подобных постов себе на почту

Подпишитесь и получайте время от времени что-нибудь действительно (!) интересное из сферы саморазвития, отношений, развития ресурсов

Я фильтрую для вас только лучшее!

Ваши вопросы, комментарии и отзывы, оставленные ниже - самая большая благодарность для меня, если эта статья была вам полезна.

Возможно, вас заинтересует

13 комментариев

  • Ответить Марина 17.12.2017 05:12:12

    Спасибо за ценную информацию. Я давно хотела структурировать в одном месте всю нужную мне информацию. Думаю, что начну с AllMyNotes Organizer.

  • Ответить Владимир 17.12.2017 12:12:37

    Полезная статья. Сам полгода пользуюсь EssentialPIM. Но так и не доверяю программам хранить мои пароли и почту. Остальные функции использую.

  • Ответить Ольга 27.12.2017 13:12:54

    Анна, я тоже давно ищу подобный софт. Но ваша древовидная структура очень напоминает Проводник в Windows. Кроме выделения цветами, какие еще отличия тут есть? Ведь в системе тоже любой уровень вложенности файлов?

    • Ответить Анна Ященко 29.12.2017 16:12:21

      да, очень похоже. иконки, приоритеты, выделения цветами жирным. Любой уровень вложенности, да. Минусов кроме того что EssentialPIM становится тяжеловат, когда слишком много всего в него скидываю, больше не вижу

  • Ответить Сергей 28.12.2017 11:12:25

    Недавно начал пользоваться OneNote от Microsoft в дополнение к Evernote. Очень нравится. Яркая, понятная, есть вложенность.
    На страницах, как на листе ватмана, можно размещать блоки текста в любом месте и рисовать.

  • Ответить Виталик я 06.04.2018 12:04:09

    Программа-органайзер с единой БД на одном ПК?? В 2018 году?? Серьезно?? ))))

    • Ответить Анна Ященко 06.04.2018 16:04:55

      вы про которую именно? у essential pim вроде все в порядке с этим — и с облаком, и с синхронизацией с мобильными. Сейчас я им пользуюсь, но мне лично ничего этого и не нужно для моих целей, у меня телефон только для звонков, комп для работы и заметок и прочего.

  • Ответить Алексей 13.06.2018 13:06:36

    Анна, спасибо за хорошую статью. Поставил себе PIM — тестирую. К сожалению не дружу с английским, а мануал на программу и инструкция (Справка,-содержание) на английском языке. В проверку орфографии удалось подкачать русский словарь, а вот инструкции (интуитивно в основном понятно) интересны мелочи… не получается. Мне не понятна категория ДЕЛО (это как проект?) Честно говоря не устраивает функция, когда я задачу (или дело) не могу перетащить и оставить на разные дни и разное время. Они перетаскиваются, но если в Outlook, задачу на которую у меня должно уйти 10 часов, могу методом перетаскивания спланировать на разные дни и разное время, то здесь задача или дело перетаскиваются на выбранное место, но только вы выбрали время, когда ей заняться еще , она появляется на новом месте а на старом исчезает. Т.Е задачу надо дробить на кусочки и время выбирать для каждого кусочка. А за статью спасибо, прочитал с интересом. так держать!

    • Ответить Анна Ященко 13.06.2018 14:06:27

      я не разбиралась с задачами ) для меня тут суть в том, что все хранится в одном месте
      я давно уже за многие годы отметила на себе — я пыталась внедрять несколько десятков разных органайзеров — постепенно устаешь бегать по разным местам и все забрасываешь. поэтому если я вижу, как кто-то пишет — я это держу там-то, это там-то, это там-то. Мне сразу хочется спросить — а часто ли вы туда заглядываете? В этот еверноут + тудулист + еще что-нибудь? или положили раз в неделю, и забыли? или по факту используете только 1 сервис? Кто-то говорит «я стараюсь делать так, чтобы ничего нигде не хранить» — тогда тоже все теряется или мозг ежедневно перегружен. Поэтому суть в организации эффективной системы для себя и прислушивания к себе — что именно меня напрягает, а что мне норм. и даже с подразделами одного софта тоже может быть такая же пробелма, что надоедает переключаться. Поэтому у меня это простейшие списки, где не над оделать несколько кликов, настраивать параметры задачи и т.д. просто в обычном файле в столбик у меня

      в общем, все мои задачи тут же, в заметках, в отдельном файле. я использую только заметки )

      выберите там в меню программы — второй справа пункт Сервис — там будет Язык — там можно выбрать русский
      дальше справка станет на русском

    • Ответить Аян 17.06.2018 16:06:34

      у меня такие же вопросы … в чем различие между задачами и делами. вот такую ссылка имеется:
      https://www.essentialpim.com/forum/viewtopic.php?f=25&t=18678

      • Ответить Анна Ященко 17.06.2018 16:06:01

        у меня все в заметках ) для меня сейчас это самая удобная система, где не надо много щелчков для формирования задачи, только быстро написать строчку в том же самом файле

  • Ответить Дарья 18.06.2018 14:06:22

    На Mac не поставить EssentialPIM???

    • Ответить Анна Ященко 19.06.2018 04:06:57

      вроде нет, точно только для windows
      вообще, мак — это такое дело, на него мало какие узкоспециализированные программы поставишь, или все ставят тогда по 2 системы

    Оставьте ваш отзыв или комментарий

    Получайте свежие посты
    по психологии, саморазвитию и эффективности жизни

    ПРОВЕРЕННЫЕ ТЕХНИКИ ДЛЯ ДОСТИЖЕНИЯ СЧАСТЛИВОЙ И СТАБИЛЬНОЙ ЖИЗНИ