Как начать успевать больше и превратить работу в более легкую и эффективную?

Итак, что делать, если вы ничего не успеваете, а на вас всё сыпется? Вы за все хватаетесь и не успеваете еще больше?

 
Предположим, у вас перегруз по всем фронтам — вам надо сделать что-то по работе, посмотреть новый курс (или чаще пачку курсов), отвести ребенка в больницу, начать уже делать зарядку (а сначала ее найти и изучить), помочь мужу в его делах, доделать или начать ремонт, сделать что-то только для себя, например, просто пройтись по магазинам, добраться до зубного, оформить документы и еще множество всяких дел.

При этом, вам еще очень хотелось бы начать делать действительно важные и сложные дела по работе, а вы весь день заняты разными срочными, горящими задачами.

Когда у вас появляется немного времени сесть и заняться важным — вы просто не можете уже заставить себя этим заниматься.

Знакомо?

Мне очень знакомо, я много лет именно так и жила, и наблюдаю это у многих людей в моем поле. Я прекрасно помню, как бежала постоянно, голова смотрит под ноги, не поднять. Ни о каких стратегических целях или новых зарядках не было и речи, книги то не было времени читать, задачи на работе сыпались на меня, а я не успевала их разгребать.

Когда мне кто-то говорил: «Да просто это (важное дело) у тебя не в приоритете» — меня, если честно, это бесило. Потому что ну о каких приоритетах можно говорить, если времени просто нет, тотально, 15 лишних минут нет. Я постоянно откладываю множество дел на завтра. Куда я вообще какие-то приоритеты засуну?

Этот бег продолжался с моих 19 до примерно 35-37 лет. За это время я была и наемным работником, и владельцем фирмы со штатом, и автором SEO-блога, работающим на себя — ничего не менялась. Все изменилось, когда начала встраивать навыки, о которых расскажу дальше.

А еще, представьте, что последние 15 лет я живу в Юго-Восточной Азии, то есть, на курортах, под солнцем, у моря.

Расслабляющая атмосфера, первые 6 лет в постоянных путешествиях и перемещениях (да и сейчас их много).

То есть, у меня были те же самые проблемы — сходить к зубному, разобраться с документами, посмотреть новый курс, поделать другие дела.

Но только зубного в деревне нет, и надо ехать в какой-то крупный город к врачам, чаще всего не говорящим даже по-английски. Документы надо переправлять каким-то образом и найти человека, который согласится отвезти. Посмотреть новый курс невозможно, потому что в Гоа, к примеру, был только лимитный интернет и довольно дорогой, а на Бали один раз мы умудрились поселиться в доме, стоящем в яме, где ни один из мобильных интернетов (мы купили их несколько) не работал. А еще то новые соседи окажутся шумными, не заснешь, то ночной самолет, то снова переселение и обустройство, понять, где магазины и прочее.

Нужно было тщательно изучать места, куда переезжать, искать жилье. После переездов копилась куча невыполненных хвостов.

Чаще всего мы жили в домах без кондиционера, жара дико отвлекала от самой работы. Компьютеры ржавели и засыпались песком, камеру как-то съели муравьи. Потом родился ребенок, развод, работать нужно было еще больше и еще эффективнее.

Понятно, что я не жалуюсь, плюсов в такой жизни было очень много.

Но суть в том, что на все дела требовалось еще больше времени. А на работу оставалось меньше.

У меня было все то же самое, что у большинства:

— хаос и бардак в голове и жизни, в делах
— лень и прокрастинация тут и там
— отсутствие движения по важным, стратегическим делам, которые меняли бы жизнь.

Я ничего не успевала. Я хотела зарабатывать больше денег, больше успевать. Я была сильно неудовлетворена тем, как проходила моя жизнь. Иногда опускались руки.

И тогда мне пришлось активно начать искать лайфхаки и систему — как изменить такую жизнь и стать мега-продуктивным человеком.

Сейчас я вам дам ГЛАВНЫЕ ВЫВОДЫ, к которым я пришла за 15 лет жизни в путешествиях и условиях жары и курортов — как себя быстро вовлекать работу, как быть более продуктивным человеком и убрать хаос из жизни. А также — как вам это применять, когда на вас все сыпется со всех сторон, а вы за все это хватаетесь, и не успеваете еще больше.

КАК РАБОТАТЬ ПРОДУКТИВНЕЕ?

И при этом успевать двигаться по своим стратегическим целям (не только бежать, опустив голову, смотря исключительно под ноги)? Еще и смотреть в свое прекрасное будущее, вдаль, что-то делать для него?

Четкий план на день и отчет

Почему лично я делаю главную ставку на план?

Потому что, когда у меня есть четкий сегодняшний план — ДОСТУПНЫЙ, РЕАЛИСТИЧНЫЙ, ЧЕТКИЙ, СТРАТЕГИЧЕСКИ ВЫВЕРЕННЫЙ И С ПРИОРИТЕТАМИ — я, как тележка, качусь по рельсам.

Легко, быстро, многое «на автомате» (без применения дополнительного ресурса префронтальной коры на это все).

И делаю сначала именно главное (как уже прописано в плане с утра).

Хоть в отеле на диванчике, хоть я где, хоть у меня жара и еще пачка каких-то неудобных факторов.

План есть, дальше просто его делаю = я эффективна.

Я эффективна = я быстро делаю важные дела, работу, укладываюсь, не подвожу людей, могу еще и больше времени на себя потратить и другие дела успеть.

Мне очень сильно помогает то, что у меня в целом есть порядок в жизни, в системах. Я лучше сыну больше внимания уделю в освободившееся время.

Что происходит, когда я утром сажусь за работу?

У меня есть привычка (навык) по утрам с удовольствием писать отчет за вчера и план на сегодня.

Делаю это за 20-30 минут.

Зачем я это делаю? Так я подбиваю все сделанное за вчера, анализирую свою продуктивность, делаю выводы. Я навожу четкость, добавляю себе дофамина и чувствую себя более удовлетворенной и осведомленной по поводу того, что у меня происходит, чем вообще я занята (и тем ли?).

Сначала я подглядываю во вчерашний свой план на день в чатике Супер Прорыва (там я ежедневно публикую свои отчеты). Что я там собиралась сделать? Сверяюсь. Ага. Что перенеслось на сегодня? Точно ничего не забыла?

Дальше заглядываю в календарь и план на неделю. Смотрю, не забываю ли чего важного.

Быстро накидываю планчик на сегодня из самого главного.

В среднем на этом уровне накидываются 5-10 дел. Если в поездке или крупные дела — 3-5 дел. То, что должно на 70-100% точно быть сделано.

В этих делах я всегда вижу и знаю свои сегодняшние «уровни планирования» — мою Минимальную базу 1 на день, Минимальную базу 2 (если получится больше) и все, что сверху (третий уровень).

Естественно, первыми делаю дела из Минимальной базы 1 и уже горжусь собой.

План в виде списка дел переношу в заметку «Дела дня» внутри Essential PIM — программу «многоуровневый заметочник», где уже «играю с ним» и докидываю другими делами, выстраиваю планы хронологически, по блокам — утренний фокусный, послеобеденный буферный и так далее.

В результате я имею МАКЕТ ДНЯ с примерными таймлайнами. С ним дальше я могу работать в вольном виде (внутри заметки). Например, декомпозировать (расписывать детальнее) сложные и объемные дела. Могу даже добавлять любые ссылки, картинки, если нужно, выделять жирным, красным, как угодно.

Я работаю со своим проектом (планом) дня в течение всего дня. Я постоянно актуализирую планы и перетряхиваю происходящее.

Сделанные дела (задуманные и новые) вычеркиваются и уходят наверх (из них потом легко сделаю отчет за день + получу свой дофамин, видя, что я очень много сделала). Также в этом списке я могу быстро писать в столбик происходящих дел какие-то события и свою краткую обработку или эмоцию рядом.

«Многоуровневые Заметочники» ГОРАЗДО удобнее «Задачников» (всяких Тудуистов). Я бы написала вам 20 пунктов, почему это так, почему они гораздо круче в работе, но это тема отдельной статьи.

Так выглядит Essential PIM:

В течение дня какие-то дела плана будут выкидываться из списка — будут вынесены ниже, за линию, где я их могу видеть.

Какие-то — срочно поднимутся выше, если я увижу, что могу их не успеть, а надо.

Какие-то по ходу дня трансформируются во что-то другое.

Мой день живой, мобильный. Я могу принять новые решения и что-то поменять. Могу увидеть, что прилетели другие форс-мажоры и я не успеваю, поэтому корректирую ситуацию. Но я всегда прокладываю дальше четкую дорожку для своей «тележки», чтобы она удобно и быстро катилась. Эта дорожка релевантна реальной сегодняшней ситуации.

Имея такой план, не важно, где и в каких условиях я нахожусь — в жаре, недосыпе, без ресурсов.

Не важно, как много у меня времени — работаю я урывками или нет.

Я четко знаю, что я делаю сейчас, дальше. И знаю, что это будет важным, правильным, именно тем, что надо делать. Я экономлю огромную кучу времени, сил и ресурса префронтальной коры. Потому что все ясно и четко. А также перед глазами. Все выгружено из головы. Все решения были приняты ранее — в тот блок времени, когда я составляла этот план.

Таким образом убираю давление

Так я работаю, четко зная, что именно и почему я сейчас должна сделать! Так я снимаю с себя очень много давления. А именно давление рождает у нас прокрастинацию (как я открыла для себя в ходе анализа).

Я от всего этого себя избавила. Как и от недосыпаний и проблем с энергией.

Как? Через оптимизацию всего, как систем.

Ведь ВСЕ ЭТО — СИСТЕМЫ С ПОДСИСТЕМАМИ. Пачка навыков, заведенных на автомат и отточенных, как нужно, удобно и приятно мне.

И лучшее, что вы можете сделать для себя — научиться навыку оптимизации систем.

Все, что плохо работает, не работает совсем, отваливается, «замылилось», ухудшилось — у меня отслеживается и возвращается в работу, улучшается.

«Планы должны быть, как удобная обувь» (С)

 

Некоторые другие навыки для продуктивной работы

Но планы — это не все! Есть еще довольно много разного интересного.

Еще, к примеру, помогают такие навыки, как:

1. Я всегда скидываю 30% дел на подходе.

Вот все, что хочется затащить в свой день — процентов 30 на автомате скидываю, на потом или никогда.

Почти все люди накидывают на себя процентов 50-100 и оказываются перегружены делами.

Я, наоборот, скидываю, живу «с воздухом», хорошо себя ощущаю, не ощущаю себя заваленной и замученной тем, что дела никак не разгребаются.

Без давления дела делаются БЫСТРЕЕ и ЛЕГЧЕ.
Я успеваю БОЛЬШЕ, чем когда была тоже замученная и закинутая делами.

2. Никогда ничего не держу в голове.

Все сразу выгружается и петерасовывается в нужные места. Мои мозги не отвлекаются на «не забыть запомнить вспомнить», не пытаются подобрать потерянные мысли и дела. Без отвлечений я работаю именно над тем, над чем сейчас должна.

3. Не мешаю в кучу фокусные и буферные дела (важное и текучку).

Для них у меня отдельные блоки в дне.

Регулярно устраиваю целиком буферные дни, когда переделываю пачку «хвостов» — дехвостинг.

4. Фокусные (важные и сложные) дела делаю в Сильное время дня.

В планы на неделю всегда ставлю что-то, двигающее меня вперед и уделяю этому время в планах на день в фокусных блоках — в Сильное время дня (т.е. утренние, первые блоки).

То есть, приоритетные дела в списке идут первыми, чтобы они обязательно делались, а потом остальные. Не успела? Скидывай еще или работай эффективнее.

5. Не пытаюсь, работая над одним делом, переживать о другом. Всему свое время.

Беспокоит что-то — сядь выпиши, прими все решения, посмотри — в зоне влияния это все или нет. Не переживаю о том, что вне зоны влияния (это просто навык, который нужно прокачать).

К примеру, если у меня сегодня болит палец — я не смогу быстро изменить эту ситуацию, она вне зоны влияния. Делаю то, что могу в зоне влияния — помазала мазью. Остальное больше точно не зависит от меня. Выкидываю из головы, делаю дела.

Не отвечает партнер, и нет никаких рычагов, чтобы до него дотянуться — тоже вне зоны влияния. Откинула мысли об этом. Просто жду, пока делаю другое.

Поправилась на пару кг? Приняла соответствующие решения про зарядку и питание и дальше выкинула из головы. Буду выполнять их в соответствующее время. А сейчас у меня время для другого.

Я не переживаю обо всем этом. Выкидываю из головы и делаю то, что задумано — в зоне влияния.

Работать в путешествиях успеваю исключительно благодаря навыку оптимизации всего и вся. А в обычные дни, дома, успеваю, благодаря ему же, в разы больше, чем раньше. Многое наоптимизировано до этого, что-то оптимизируется быстро в моменте.

Представьте, что у меня уже оптимизированы:

— система принятия решений
— быстрая обработка всего происходящего
— мои мысли, созидательное мышление
— все рабочие инструменты
— мой вход в поток и усиление себя в сильное время дня
— блоки дня — рабочие (фокусные и буферные), отдыха, сна
— система планирования и отчетности
— мое окружение, группы, каналы и соцсети
— быстрый доступ до всего, что нужно
— отсутствие повторов — я не делаю много раз одни и те же вещи — убираю их в оптимизацию. 
— мое здоровье, питание, БАДы, напитки
— и так далее. 

Представляете, насколько проще быть продуктивной с этим всем?

Да, у вас, возможно, закружилась голова от обилия всего ) А ведь это только часть того, что я использую в своей ежедневной жизни. Поэтому мне и жить легко.

Но и я не вводила все сразу.

Главное — теперь я могу людям передать пошагово, из чего состоит и как встраивается в жизнь сама ОПТИМИЗАЦИЯ СИСТЕМ. Я могу показать, с чего начать, что самое важное, что влияет сильнее всего.

А ведь там тоже много интересных деталей, которые меняют все.

Я до многого доходила сама. Что-то получала из тренингов, потратив уже миллионы рублей в обучение.

Но нигде ни разу не видела ничего подобного, как моя новая практик-группа «Оптимизация систем».

Вам просто нужен порядок и чёткая система. Вам нужны эффективные навыки. Вы планируете слишком много, перегружаете себя, в этом состоянии сложно делать важное. К сожалению, это может тянуться не просто годами, а десятилетиями.

И начните наконец успевать гораздо больше, делать все главное, остановите «водопад проблем», сделайте свою жизнь более легкой и управляемой!

Вам кажется, что это невозможно? Но нет, вы просто не знаете, где и что искать.

 

Краткая Программа новой «Оптимизации систем» такая:

1. Весь мир и наша жизнь — система с подсистемами. Мой целостный подход к жизни
2. Что делать, если: вы начинаете движение к цели и бросаете на полпути, вы не можете даже начать, вы достигаете цели, а потом откат и надолго нет сил приступать снова
3. Как все устроено на уровнях ниже. Системы везде и во всем
4. Что такое оптимизация систем
5. Оптимизируем ЧТО? Что первым? Как находим, что оптимизировать?
6. Составляющие систем
7. Системы или Цели
8. СМАРТ и Минимальная База везде – в системах и целях
9. Привычки – системы. Заведение любой привычки «на автомат»
10. Оптимизируем КАК?
11. Ищем «узкие точки», дающие максимальный результат, системы «выше по течению», останавливающие водопады проблем
12. Конфликтующие системы
13. Самовоспроизводящиеся системы
14. Как работать над любой системой (а если не хочется, не получается, нет мотивации, сил, времени)

Практикум. Берем и оптимизируем отдельные системы. Еще 6-7 уроков.

Работа, бизнес, Финансы, Здоровье, Красота, Учеба, курсы, книги, Планы, планирование, работа мозга, отчеты, Быт, порядок, уборка, Компьютер, гаджеты, Телеграм, Отношения, Семья, Дети, Животные, Окружение, Блоки дня, Неделя, Сезон, Мысли, чувства, эмоции, установки, Гормоны счастья.

Сейчас ниже размещу более подробную программу «Оптимизации систем».

 

ПОДРОБНАЯ ПРОГРАММА:

1. Весь мир и наша жизнь — система с подсистемами. Мой целостный подход к жизни

2. Что делать, если: вы начинаете движение к цели и бросаете на полпути, вы не можете даже начать, вы достигаете цели, а потом откат и надолго нет сил приступать снова

3. Как все устроено на уровнях ниже. Системы везде и во всем

— Зачем нам нужны «сильные системы», что это, и как их настроить себе во благо
— Где запрятан самовоспроизводящийся генератор энергии, и как заставить его работать
— Некоторые вещи мы упрощаем, а какие-то «качаем». Какие и как?
— Главный глюк у большинства людей, который портит всю жизнь
— Какие вообще есть системы вокруг нас и внутри нас. И как они делятся на составляющие.
— Какие это – системы? Например, привычки, мысли, чувства, цели, действия, повторяющиеся действия и занятия в течение дня, то, что на нас давит, сферы жизни, планы и система планирования, блоки дня, наши недели, месяцы, сезоны, источники гормонов счастья, окружение, и многое другое. Со всем можно осознанно круто работать.
— Заниматься этим осознанно (а не как само случается) – совершенно другой коленкор.

4. Что такое оптимизация систем?

— Находим все то, что цепляет, тревожит, «царапает» — что не работает, работает не так, как надо, где мы «колемся, но едим кактус»?
— Многие люди не знают, что надо отлавливать все то, что отваливается, «замыливается». Слепые пятна в работе с жизнью.
— Как навести порядок вместо хаоса в жизни, посмотреть правде в глаза.
— Разделить на составляющие, увидеть структуру, связи, новые возможности, точки роста.
— Где мы делаем лишние, глупые повторы одних и тех же действий, которые можно исключить.
— Починка систем «выше по течению»
— Что еще должно быть «на автомате» в вашей жизни?
— Как выглядит система, которая отлично работает?

5. Оптимизируем ЧТО?

— Как выбрать, что первым оптимизировать и улучшать. Мои 5 вариантов
— Какие системы «хрупкие» и к чему это ведет?
— «Идем на энергию» или «качаем» базовое?
— Какой подход даст наилучший результат в ситуации, когда все плохо одновременно или когда есть неопределенность.
— Негатив, как маркер, что системой нужно заняться

6. Составляющие систем

— Перекрестные уровни внутри систем – над чем работать вглубь и вширь с любой системой.
— Что меня радует, а что нет.
— «В зоне влияния – вне зоны влияния» применительно к системам, привычкам, целям. Перестаем сливать энергию и время туда, где не можем влиять.
— Глобальные и поверхностные уровни, Минимальная база и MVP, 20%, дающих 80% результата – как работать с этим всем, чтобы быстро получать мощный результат
— Другие сквозные универсальные элементы – что бы еще пооптимизировать, чтобы работало, как надо тебе?

7. Системы или Цели?

— «У неудачников цели. У победителей система», «Системы рулят, цели сосут» — откуда взялись такие принципы? Цели больше не работают? Различия двух подходов. Хакнем традиционные схемы планирования, чтобы сгладить бесконечные откаты и сделать движение к целям более простым.
— Как вписать систему внутрь любой цели, чтобы цель «достигалась сама»?
— Моя «Триада Гарантированного Достижения любой цели», спокойно и без надрыва.
— Не мы для целей, а цели для нас – что делать, если цель «взяла тебя в рабство».
— SMART («система умных целей») внутри систем – что это, и как вписать

8. SMART и Минимальная база во всем — в Системах и в Целях

— «Система умных целей» SMART и как я с ней работаю.
— Что такое Минимальная база и почему это одно из главных моих изобретений?
— Варианты Минимальной базы для использования в разных делах.
— Уровни Минимальной базы, чтобы регулировать себе нагрузку.
— «Дофамин не любит завышенных ожиданий». А что любит дофамин.

9. Привычки – тоже системы. Как завести любую привычку «на автомат»

— Привычки НАДО заводить «на автомат», осознанно и чтобы хорошо, четко работали.
— 8 моих атрибутов автоматизма – без чего привычка не будет работать «сама»
— Пример наложения атрибутов автоматизма на конкретную привычку
— 21 день или какой срок? Почему у нас часто не работает 21?
— Верный и главный способ проработать любую привычку.

10. Оптимизируем КАК?

— Разные варианты проработки систем. Протоколы, создание проекта, сбор информации, проработка вариантов действий, принятие решений, фрирайтинг, «внутренний аудитор», «Спроси 50 человек» и другие мои техники.
— Как и через что мы можем расширить себе варианты дальнейших действий?
— Удобные инструменты, в которых можно работать со своими системами – какие есть.
— В какое время дня лучше заниматься оптимизацией систем.

11. Ищем «узкие точки», системы «выше по течению»

— В каком месте минимальное приложение сил даст максимальные нужные изменения? Что может остановить «водопад проблем»?
— Какие малые действия могут дать крупный, ощутимый результат? 20%, дающие 80% результата.
— Найти одну систему, которая «выше по течению» сразу для нескольких других систем

12. Конфликтующие системы

— Какие бывают конфликтующие системы и что это вообще такое. Примеры, варианты.
— Спасение от самосаботажей и ступоров. Поищем и найдем.
— Как моя жизнь изменилась с изобретением теории про конфликтующие системы.
— Одна конфликтующая сразу к нескольким системам – максимальный результат при минимальном приложении сил.
— Конфликтующие к конфликтующим – супер разработка, способная улучшить любую ситуацию.

13. Самовоспроизводящиеся системы

— Как у меня «на автомате», «сами собой» работают уборка, отношения с ребенком, аппараты для лица, работа или отдых.
— Способы, как можно превратить систему в «самовоспроизводящуюся»

14. Как работать над системами

— Как разжигать в себе мотивацию на работу над жизнью и системами
— Любовь к себе + самодисциплина – почему у большинства отваливается один из пунктов
— Как смириться с тем, что все долго
— Как быть в условиях нехватки ресурсов – времени, денег, сил на изменения жизни и движения к целям
— Алгоритм прокачки чего угодно и раскачки себя на нужные действия. Все не могут, а вы сможете.
— Нелинейная оптимизация систем. Осознанное применение техники «Зигзаг» — как перестать страдать, что вечно «мячики» (занятия и сферы жизни) при жонглировании падают из рук.

Практикум. Берем и оптимизируем отдельные системы. Еще 6-7 уроков.

Работа, бизнес, Финансы, Здоровье, Красота, Учеба, курсы, книги, Планы, планирование, работа мозга, отчеты, Быт, порядок, уборка, Компьютер, гаджеты, Телеграм, Отношения, Семья, Дети, Животные, Окружение, Блоки дня, Неделя, Сезон, Мысли, чувства, эмоции, установки, Гормоны счастья.

Записывайтесь сразу, пока есть места!

P.S.

Это НАДСТРОЙКА над тренингом «Управляй своей жизнью». Это практик-группа.

Моя цель — не дать сильно много новой информации (но новая обязательно будет + информация из базового урока про системы и цели будет перегруппирована и подсвечена по-новому).

Моя цель — чтобы вы сделали больше фокуса на теме оптимизации систем, внедрили больше всего в своей жизни, получили новые навыки все расчленять на системы и методично прорабатывать так, чтобы без ступоров и откатов.

Теорию тренинга «Управляй своей жизнью» невозможно внедрить быстро и сразу, он слишком концентрированный, я внедряла это 15 лет — вам на это нужно несколько лет, как минимум.

Поэтому нужны такие группы для повторения и отработки.

Но и новое тоже будет и будут новые примеры. Много жизненных примеров!

Все это тут: 👇👇👇

https://energytime1.ru/system

— 20 мини-уроков (и в Телеграме, и на платформе Геткурс)
— аудио + текст (можно или слушать, или читать, или сначала слушать, потом читать)
— закрытый чат для обсуждений всего и отработки
— минимум 40 дней активной работы в группе
— доступ к чату и материалам вечный
— сразу прямо сейчас выдается доступ к большому уроку «Системы и Цели». (аудио + текст в PDF)
— все лично со мной и в доброжелательном небольшом сообществе. Я тоже буду писать свои проработки.
— аналогично группе «Опора на себя», если вы там были.

Группа набирается 1 раз. Места скоро кончатся. Следующий раз — в лучшем случае через год.